一、收文管理制度
1. 目标
1.1 为提高办公效率，使收文管理程序规范化、制度化、系统化；
1.2 对收文内容及时回馈。
2. 适用范围
适用于XX市政全资或（参照长春市政操作模式运行的）合作项目的项目公司收文管理。
3. 程序内容
3.1收文的签收及归档
3.1.1工地项目所有收文一般均由工程助理/资料员签收，如其他人员代签，务必将原件立即交付工程助理/资料员；
3.1.2工程助理/资料员收文后立即将正本编号归档（归档要求根据档案管理制度执行），填写“收文登记表”，同时将影印本送交项目执行总经理及项目工程师。
3.2指定主办人员
3.2.1项目执行总经理审阅文件；
3.2.2项目执行总经理提出处理意见及指定主办人员，并将文件及处理意见交付主办人员处理。或工程助理/资料员根据项目部工程师的分工而提交专项工程师，并将“收文分项处理跟踪表”交专项工程师签收。
3.3项目工程师执行处理
3.3.1如文件为汇报性质的，项目工程师阅读了解，并通知工程助理/资料员对该文件结案；
3.3.2如文件有待解决内容，由主办项目工程师负责制定或召集相关单位协商解决办法；
3.3.2如文件内容需回复，由主办项目工程师负责拟订回文。
3.4项目执行总经理核阅
3.4.1主办项目工程师将协商处理结果汇报项目执行总经理核阅；
3.4.2项目执行总经理同意后作为决议内容由主办项目工程师负责实施；
3.4.3项目执行总经理判断是否需要公司相关部门流转确认，需要公司相关部门流转确认的决议送公司审核。
3.5实施决议内容
3.5.1重要决议内容由工程助理/资料员列入“工作重点事项跟踪表”，由主办项目工程师负责执行，执行情况由项目执行总经理及工程助理进行跟踪管控；
3.5.2发文参照“发文管理制度”。
3.6 结案归档
3.6.1收文相关内容处理结果经项目执行总经理认可后结案；
3.6.2工程助理/资料员在收文登记表中登记结案日期。
3.6.3每季度末由工程助理/资料员将发文整理成册，交总师室审阅。
4.控制要点
4.1签收文件时务必写明签收人姓名，签收日期；
4.2收文的回应工作由工程助理/资料员负责全程的跟踪管控；
4.3在合约中对收文的回复或直接来文中有明确的时间限制，超期视为对收文内容已默认。因此工程助理/资料员要负责回应工作的时程管控；
4.4项目执行总经理及工程助理通过“收文分项处理跟踪表”进行回应工作的管控，主办工程师在夕会中进行工作进展汇报，当日的所有收文要在工作日志中记录。
5.使用表单
5.1收文登记表
5.2收文分项处理跟踪表
5.3工作重点事项跟踪表
5.4工程联系单（业主、监理、施工单位/班组来文）
（注：后附使用范本 来文）
二、发文管理制度
1.目的
1.1发文是工地工程项目管理的重要掌控手段，制订本制度是为了使工地工程项目的发文规范化、系统化、时效化；
1.2对发文内容进行及时的回馈及有效的跟踪掌控。
2.程序内容
2.1发文的拟订
2.1.1由各主办项目工程师根据主办事项工程管理的需求拟订；
2.1.2项目执行总经理根据工程管理需求指定主办项目工程师拟订；
2.1.3我方收文有需答复或解释之内容，由主办项目工程师拟订回文。
2.2发文的内容
2.2.1工地的所有发文均采用相同的表格，见“公司统一表格”，如有图纸或其它文件均作为发文之附件。
2.3项目执行总经理核阅
2.3.1所有的发文须经项目执行总经理核阅并签字后方有效；
2.3.2所有的发文须签盖项目专用图章或公司公章后方有效。
2.4工程部发文
2.4.1工程部发文包括现场对外安全要求、管理要求、会议通知，一般性发文等，此发文经项目执行总经理核阅同意后加盖项目公司工程部章印。工程助理/资料员并填写“工程部章印使用登记表”做好用章登记手续。
2.5公司流转审核
2.5.1对工程中涉及到的工程变更、技术设计变更、质量变化、材料更换及一切引起费用增减的发文，均由公司相关部门流转确认并加盖公司章印；
2.5.2公司流转文件由工程助理/资料员统一送交公司指定专职流转人员，具体操作流程参照相应管理流程及公司文件流转规定。
2.6发文的登录及编码
2.6.1为了保障所有发文的正确归档，所有的发文须经工程助理/资料员统一进行登录及编码。
2.7发文
2.7.1工程部发文及公司已流转确认的发文统一由工程助理登录及编码，由工程助理统一分发各相关单位；
2.7.2发文必须由收文单位进行签收，详见“发文签收表”。
2.8发文事项的跟踪
2.8.1发文事项的执行由主办项目工程师负责督导，结案后告知工程助理进行结案登记。
2.9发文的归档
2.9.1所有发文由工程助理/资料员统一进行归档；
2.9.1工程助理/资料员在进行发文登录时将发文原稿存档，并将公司审核完的“工程变更单（表2）”影印本分发给主办项目工程师；
2.9.2工程助理/资料员在发文事项结案后在“发文登记表”中登记结案日期。
3.控制要点
3.1发文签收应在签收文件时务必写明签收人姓名，签收日期；
3.2当天的文件必须由工程助理/资料员当天发送相关单位；
3.3发文如需回复，应在发文中明确要求回复日期；
3.4发文如有交办执行内容，应明确要求执行完成日期；
3.5工程部发文严格按照根据公司相应项目公司印张使用规定执行；工程助理/资料员做好用章登记手续；
3.6主办工程师在夕会中进行工作进展汇报，当日的所有发文要在工作日志及日报中记录。
4.使用表单
4.1发文登记表
4.2发文签收表
4.3章印使用登记表
4.4工程联系单（发文业主、监理、施工单位/班组（注：后附使用范本） ）
XX市政集团有限公司项目管理部
二○○八年六月二十七日
附件：
1、项目___印章使用登记表
2、印章外出使用审批单
3、公司印章留样备案表
4、 收 发 文 登 记 表
5、收文登记表（工程类）
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